ในปัจจุบันเรามีหลักการและเครื่องมือในการบริหารงานภายในองค์กรมากมายให้เลือกสรร ซึ่งแต่ละหลักการก็มีจุดประสงค์ในการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป  แต่สำหรับใครที่กำลังลังเลและไม่รู้ว่าจะใช้หลักการไหนดี เราก็ขอแนะนำ “PDCA” หลักการบริหารที่จะช่วยให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นกระบวนการมากขึ้น

        PDCA คืออะไร?

PDCA คือ วงจรสำหรับการปรับปรุงกระบวนการหรือขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้เราสามารถรับมือกับปัญหาที่เกิดขึ้นและพัฒนาตัวเองได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งเราสามารถนำหลักการนี้ไปปรับใช้ได้ในทุกสถานการณ์และเป็นหลักการที่สามารถทำซ้ำได้ โดย PDCA ประกอบไปด้วย 4 ขั้นตอนได้แก่ Plan Do Check Act  

         Plan การวางแผน

ขั้นตอนนี้คือ การวางแผนในการทำงานหรือการแก้ไขปัญหา ซึ่งเริ่มจากการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เพื่อให้เราสามารถกำหนดแผนต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก โดยขั้นตอนนี้จะครอบคลุมตั้งแต่การกำหนดขั้นตอนในการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ การกำหนดผู้รับผิดชอบและตัวชี้วัดในงาน การวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นและหาแนวทางแก้ไขปัญหา รวมถึงสำรวจทรัพยากรที่เราต้องใช้เพื่อการแก้ไขปัญหาหรือการทำงานให้สำเร็จลุล่วง

          Do การปฏิบัติตามแผน

หลังจากที่เราวางแผนเรียบร้อยแล้ว สิ่งต่อไปที่เราต้องทำคือลงมือทำตามแผนที่ได้วางไว้ แต่ให้ระวังไว้เสมอว่าระหว่างที่เรากำลังปฏิบัติตามแผนนั้น ปัญหาย่อมสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เพราะฉะนั้นเราจึงต้องเริ่มปฏิบัติหรือทดลองแผนในระดับเล็กก่อน เพื่อเป็นการตรวจสอบและหาข้อผิดพลาดก่อนที่จะนำไปปฏิบัติจริง

         Check การประเมินและตรวจสอบผล

เมื่อทดลองปฏิบัติตามแผนเสร็จแล้ว สิ่งถัดมาที่เราต้องทำคือประเมินและตรวจสอบว่าผลลัพธ์ที่ได้จากการทดลองนั้นเป็นไปตามที่เราคาดหวังไว้หรือไม่?  โดยวัดจากตัวชี้วัดที่เราได้กำหนดไว้ในขั้นตอนการวางแผน หากผลลัพธ์เป็นไปตามที่เรากำหนดก็ให้ดำเนินขั้นตอนต่อไป แต่หากว่าไม่ก็ให้เรากลับไปทำขั้นตอนวางแผนอีกครั้งเพื่อวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ทำซ้ำจนกว่าแผนของเราจะให้ผลลัพธ์ตามที่เราคาดหวังไว้

          Act ดำเนินการปรับปรุงและนำไปใช้จริง

หากเราประเมินและตรวจสอบแล้วว่าแผนของเรานั้นสามารถแก้ไขปัญหาได้จริง ก็ให้เรานำแผนนั้นมาปรับใช้จริงในองค์กรและทำให้เกิดเป็นมาตรฐานใหม่ในการทำงานภายในองค์กร

โดยสรุปแล้วประโยชน์และหัวใจสำคัญของ PDCA คือ การสร้างหลักคิดให้กับคนภายในองค์ให้รู้จักกับวิธีในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อให้การทำงานนั้นสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างมากสำหรับองค์กรและเป็นหนึ่งในกลยุทธ์สำคัญของผู้นำที่จำเป็นต้องสร้างแนวคิดหรือมาตรฐานบางอย่างที่เอื้อประโยชน์ต่อการทำงานให้กับพนักงาน